Site ve apartman yöneticileri, tüm kurumsal yapılar gibi, yönetimsel faaliyetlere ilişkin tüm belgeleri usulüne uygun şekilde kayıt altın almalıdırlar. Kayıt altına almadan iki alan kast edilmektedir. Bunlardan birincisi gelir ve gider evrakları yani muhasebe ikincisi ise gelen yazışmalar.

Site ve apartman yönetimleri gelirleri ve giderleri doğru bir şekilde defterlere kaydetmeli, kaydettikleri işlemlerle ilgili fiş, fatura, irsaliye, dekont vb. evrakları da mutlaka muhafaza etmelidir. Giderlerde takibi ve kontrolü için fatura esas olup, yazar kasa fiş alınması halinde fişlerin arkasına harcama gerekçesi kaydedilerek kontrol edilebilir hale getirmelidir.

Uygulamada çok sık olarak geçici olarak bir hizmet alınmaktadır. Bu durumlarda işin karşılığında bir bedel (ücret vb.) ödeme yapılıyorsa, hizmet alınan ve ödeme yapılana mutlaka ilgili belgeler (gider makbuzu, gider pusulası) imzalattırılmalıdır.

Yargıtay'ın kararlılık kazanmış uygulamalarında, yöneticinin gerek yasal yetkisi içerisinde kalan hususlarda ve gerekse kat malikleri kurulu kararları doğrultusunda yaptığı harcamaları gösteren belgelerin belge olması esas olmakla birlikte bunların mutlaka fatura veya kasa fişi niteliğini taşıması zorunluluğu aranmamaktadır. Gerçekleşmiş bir iş veya işlem için harcama yapıldığını gösteren yazılı ve imzalı belge yeterli sayılmakta ve hatta aciliyet ve zorunluluk nedeniyle belgesiz olarak deftere işlenen gider konusu işin yapıldığının ve gösterilen miktarın uygunluğunun yerinde yapılan incelemede tespit edilmiş olması dahi yeterli kabul edilmektedir.

         Aidat ve diğer giderler toplanırken, kat maliklerinin listesine göre tahsilat gerçekleştirilmeli, elden nakit tahsilatlarda gelir makbuzunun da düzenlenmelidir. Aidatların banka aracılığı ile tahsil edilmesinde yönetim adına açılmış hesaba kullanılmalıdır.

         Ayrıca site ve apartman yönetimleri yazışmaları, ihtarları, tebligatları kısaca her türlü belgeleri tarih sırasına göre defterlere işlemelidirler.